Gestión Spa: el Verdadero Valor de las Juntas de Trabajo

“¿Sabe si realmente sus juntas y reuniones de trabajo están funcionando y, lo más importante, sabe cómo manejarlas de tal manera que sean útiles y de provecho?"

Nadie pone en duda el valor e importancia de las juntas o reuniones periódicas con el personal que en toda empresa debe haber, de hecho son una gran idea; pero la celebración de reuniones verdaderamente efectivas es una idea aún mejor.

Y aunque el espacio de su Spa sea pequeño y todo se sepa, incluso antes de ser comunicado de manera oficial (lo cual tampoco debe ocurrir), como administrador del negocio debe convocar una junta, mínimo una vez a la semana, pero dicha reunión no significa que por avisar a la gente ésta sepa qué mejoras se deban producir o que se cumplan las necesidades de cambio; es decir, si en la reunión no comunica de manera efectiva a sus empleados lo que espera de ellos, debe hacer de cuenta que usted no les ha dicho nada, que no ha cumplido en absoluto con su parte más importante: la de saber comunicar de manera eficaz y eficiente.

Y si de una u otra forma no ve los resultados que busca, ponga atención a los siguientes aspectos que quizá deba mejorar para lograr contagiar a su empleados  sobre la importancia de trabajar en equipo para cumplir los objetivos buscados.

De entrada, si convoca a reunión, deje por escrito que nadie puede entrar a la junta con teléfono celular o cualquier dispositivo móvil, y eso lo incluye a usted, ya que al margen de que suenen, son un distractor importante, pues de manera insistente la gente los observa esperando o buscando algo o, lo que es peor, jugando en línea el famoso Candy Crush….

Sin duda, al no haber nada que los distraiga, sus empleados se mostrarán más atentos y proactivos durante la reunión, e incluso, se pueden presentar situaciones en que haya diferencias por parte de alguno de sus profesionales, las cuales, si usted se muestra hábil, las puede manejar al finalizar la junta y, con ello, sumará puntos porque ese recurso humano se sentirá valorado en cuanto a lo que dice y opina.

Otro de los factores por los que las juntas no son productivas es la falta de una minuta o agenda del día, la cual es un esquema claro de qué temas deben guiar la reunión, el tiempo estimado para cada punto a tratar, para que todos los temas de interés planeados se vean en el lapso del tiempo que durará la junta.

En la orden del día deben trabajarse las acciones correspondientes a cada propósito u objetivo, pero también, deben señalarse los responsables, el tiempo y por consecuencia natural, deben desprenderse los puntos a tratar en la siguiente reunión.

Como ya se mencionó, la junta debe llevarse a cabo en un lapso de tiempo determinado, ni un minuto más ni un minuto menos, por ello es importante que se tengan claras las prioridades de la misma para no perder el tiempo en temas poco relevantes o en repetir lo ya dicho por unos y otros, pues es la forma más fácil de divagar y comerse los minutos sin que nadie se dé cuenta de ello. Para evitar esto, designe a algún miembro del personal como el secretario para que les recuerde que están saliendo del tema, pero también para que tome notas de la reunión. Dichas notas deben quedar plasmadas en un lapso no mayor a 24 horas y enviarlas a todos los que participaron para que sepan qué tareas tienen asignadas y recordarles cuáles fueron los acuerdos o decisiones que se tomaron.

Como gerente o líder, es normal que usted lleve el hilo de la junta o conversación, sin embargo, lo ideal es que también escuche lo que los demás dicen, ya que ello representa una gran oportunidad de descubrir cosas que por la misma dinámica de la junta y del día a día no se perciben con la misma facilidad. Pregunte a su personal sobre todos aquellos temas que pudieran generar aportes de nuevos conceptos, por ejemplo, cómo mejorar la experiencia del cliente, o cómo posicionar mejor al Spa, etcétera. A veces, los trabajadores tienen ideas que no pueden concretar por el tipo de trabajo que desempeñan, pero que son buenas y sólo requieren de una correcta dirección y ejecución.

Si ya logró que sus clientes internos le presten atención durante la junta, si ya exponen sus ideas, si los escucha y le escuchan, no está de más aprovechar ese espacio para reconocer el trabajo de aquellas personas que se lo merecen, sea por sus ideas o porque han estado haciendo un gran trabajo. Este reconocimiento público hará que su personal se sienta apreciado y su autoestima y moral se eleven y al mismo tiempo hará que se sienta más comprometido con su empresa y a que trabaje mejor en equipo para lograr los resultados de forma más rápida y eficiente.

Por último recuerde que una junta de trabajo es una reunión entre colaboradores (empleados y jefes) con un objetivo común, en un mismo espacio y a un determinado tiempo. Las juntas de trabajo que usted convoque pueden llevarse a cabo para solucionar algún problema, revisar resultados, darle seguimiento o seguir siendo vistas como una pérdida de tiempo y falta de solución del problema a tratar.