Almacén, Compras y Proveedores, Trinomio de Éxito para el Spa

“Conocer las reglas básicas que se deben seguir para que la adquisición de los insumos y materias prima con que opera el Spa, no sólo dependa de un buen precio, sino también de con quién se compra y cómo se almacena”

Como responsable del área de Compras o como gerente del Spa usted tiene un compromiso de compra, en donde obtener descuentos en función de los volúmenes adquiridos y cuidar la selección del distribuidor o proveedor, son tareas esenciales para que no se malogre la operación del lugar. Por ello, la elección de compras que haga, independientemente del rubro que se trate, tiene que ser en sí misma concebida como una estrategia de venta indirecta para el Spa, que se determinará fundamentalmente por la diversidad de productos y la atomización del mercado (tanto por la cantidad de clientes como por la ubicación geográfica que tenga el negocio).

Entre más eficiente sea el departamento de Compras, más eficientes serán los  procesos de distribución física de los productos en el almacén, su manejo y su calidad, en la búsqueda de disminuir costos y buscando ofrecer siempre estándares cualitativos más altos; no obstante, se debe conocer en detalle cómo funciona la selección y trabajo con los proveedores, el almacén y sus necesidades de acuerdo al tipo de servicios que ofrece el Spa, en este sentido, el responsable de hacer las compras, se debe visualizar como un distribuidor o proveedor interno (quizá el más importante) dentro del grupo de proveeduría con que cuenta el Spa, ya que él es la parte de la administración que se encarga de movilizar la cantidad de recursos necesarios (tanto para producción como para venta) de insumos productivos o bienes (tangibles o intangibles), con el fin de cubrir las necesidades de logística del Spa, en el tiempo y lugar precisos.

La compra y por ende distribución física es la parte que se encarga de administrar los flujos de productos tangibles con fines productivos e incluye todos los procesos de manejo de productos, desde la obtención de materias primas, hasta la entrega del producto final. En este tipo de operación, los proveedores y usted deben actuar conjuntamente para obtener beneficios mutuos.

Por ejemplo, en ocasiones se organizan mediante acuerdos; hay otros que se organizan y controlan por iniciativa suya con el fabricante, un mayorista o un minorista.

Respecto a comprar con determinados proveedores (certificados y avalados por otros Spas o profesionales del sector), algunos expertos aseguran que entre las ventajas de ellos sobresalen:

1. Se asegura una clientela fija y estable al garantizarle la calidad del producto o insumo a la que la ha acostumbrado el Spa.
2. Aumenta la notoriedad de las marcas con las que trabaja a medida que se trabaja con un mismo grupo de proveedores.
3. Potencia la imagen del producto o servicio.

Ante todo se debe recordar que las decisiones sobre almacén, compras y proveedores deben ser tomadas en base a los objetivos y estrategias de mercadotecnia general de cada empresa. Aunque cabe aclarar que la mayoría de estas decisiones las toman los gerentes o directivos del Spa, quienes se guían por tres criterios gerenciales: calidad, costo y cobertura.

En base a lo anterior, no se debe olvidar que el proveedor, al hacer entrega del producto o servicio contratado, debe respetar los parámetros de lo que usted solicitó, ya que si por alguna razón no lo hace, el Spa corre el riesgo tener un almacén con productos o equipamiento no acordes a las necesidades del lugar y su clientela.

Asimismo, si el proveedor entrega la cantidad que quiera sea por falta o exceso de producto, su almacén puede perder el control del movimiento (entrada y salida) de insumos o productos para mantener un registro en los flujos de producción o ventas y comprometer la operación en el gabinete e incluso en el área de retail.

En sí, todas las actividades de almacén y compra se deben coordinar eficientemente para aumentar la competitividad y capacidad de respuesta de su Spa; a veces una simple falla en el manejo físico de los productos puede parar la cadena productiva completamente; un ejemplo reciente puede ser que no llegue a tiempo el producto para una demostración o un taller de capacitación, siendo el resultado que las cosmetólogas y clientes potenciales se queden con las ganas de conocer y probar el producto, razón por la cual busquen algo similar en la competencia.

Por otra parte, se debe mantener un equilibrio entre el stock de mercancías, la producción y el transporte para evitar fallas por escasez o sobre acumulación de productos.

Igual de importante es la eficiencia en la entrega de productos, el cumplimiento y la competencia son factores que relacionan la distribución física con el éxito de ventas de una empresa. En este sentido, para que su negocio opere con fluidez y mantenga altos estándares de eficiencia, siga las siguientes recomendaciones en cuanto al control que debe llevar a cabo:

• Exija que se respete la hora, fecha y lugar indicado cuando se trate de envíos.
• Verifique que los productos estén sin falla o defecto y con el empaque correcto.
• Cerciórese de tener la capacidad como empresa de contar con todos los productos que ofrece a sus clientes.

Se sabe que para alcanzar el éxito en las metas propuestas se debe tener control sobre lo planeado, esto significa que el control debe existir para verificar el logro de los objetivos que se establecieron en la planeación de la compra y selección de proveedores así como en lo referente a mantener el almacén con el mínimo óptimo; pero también para medir, no hay que perder de vista que para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados; de obviar alguna de estas situaciones difícilmente se detectarán posibles errores en la compra o desviaciones o mala entrega de producto, así como calificar bien o mal al proveedor.

Para terminar, tenga presente que, como proveedor interno, el de las compras, si combina adecuadamente sus políticas de compra y almacén con la mira puesta en el servicio al cliente, no sólo elevará su estándar de calidad, sino que conseguirá el éxito total en las operaciones. No minimice ninguno de estos factores, ya que está demostrado que favorecen el crecimiento de las empresas, debido a que los clientes ya no se conforman con un nivel básico de servicio sino que buscan algo adicional que los haga sentir de forma personal y única, con la peculiaridad de que siempre sus demandas serán satisfechas y rebasarán sus expectativas.